Fiche outil : Financer une démarche de VAE (employeurs)

Les étapes de la vae :

  1. étape 1
  2. étape 2
  3. étape 3
  4. étape 4
  5. étape 5

Seules les certifications enregistrées au RNCP RNCP Répertoire national des certifications professionnelles sont accessibles à la VAE, donc susceptibles d’être prises en charge.

Financement de la VAE pour les salariés

Plusieurs options sont possibles :

1 - La VAE est à l’initiative de l’employeur (avec accord du salarié)

La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, l’emploi et la démocratie sociale modifie en profondeur les règles de financement de la formation professionnelle par les entreprises.

Cette loi supprime la contribution due par les entreprises occupant au moins dix salariés au titre du plan de formation et lui substitue une obligation de former leur personnel. 


A noter : la notion fiscale d’imputabilité disparait, cédant la place à une obligation de former.


 Désormais, l’entreprise, responsable de l’adaptation et du maintien dans l’emploi de ses salariés, doit financer directement des actions de formation en faveur de son personnel.

L’action de VAE fait partie des prestations de formation que l’entreprise (avec l’accord du salarié) peut financer directement.

Les dépenses pouvant être prises en charge à ce titre sont :

  • Frais relatifs à la validation (frais d’inscription, actions de validation, constitution du jury, etc.)
  • Frais relatifs à l’accompagnement du candidat à la préparation de cette validation, après décision de recevabilité ;
  • Rémunération des bénéficiaires dans une limite de 24 heures.

L’Opca dont relève l’entreprise (quelle que soit sa taille) peut aussi prendre en charge, dans des conditions qu’il fixe, certains de ces frais.

Conclusion obligatoire d’une convention de VAE

Les actions de VAE, lorsqu’elles sont financées par l’employeur dans le cadre du plan de formation, doivent être réalisées en application d’une convention conclue entre l’employeur, le salarié bénéficiaire et l’organisme ou chacun des organismes qui interviennent en vue de la validation des acquis de l’expérience du candidat. La signature, par le salarié, de la convention tripartite marque le consentement de ce dernier à l’action de VAE. A défaut de cette convention tripartite, l’employeur ne pourra pas imputer les dépenses liées à la VAE sur sa participation à la formation professionnelle continue

2 – La VAE est à l’initiative du salarié qui mobilise son CPF CPF Mesure phare de la loi du 5 mars 2014, le compte personnel de formation (CPF) est un outil de sécurisation des parcours professionnels. .

Les actions d’accompagnement à la VAE font partie des formations éligibles au CPF.

Le salarié peut mobiliser son CPF pour réaliser son action d’accompagnement à la VAE en dehors de son temps de travail dans des conditions qui seront prochainement fixées par décret. Sa rémunération est maintenue puisqu’il ne s’absente pas de son poste de travail. En revanche, pour le temps passé en accompagnement en dehors de ses heures habituelles de travail, vous n’avez aucune indemnisation supplémentaire à lui verser.

S’il souhaite suivre une action d’accompagnement se déroulant, en tout ou partie sur son temps de travail, le salarié doit au préalable obtenir votre autorisation pour s’absenter dans des conditions qui seront prochainement fixées par décret.

Soyez vigilant sur deux points :

  • Votre réponse ne porte que sur l’opportunité du calendrier (c’est-à-dire sur les heures, ou jours de travail, impactées par l’absence du salarié) ;
  • Passé le délai de 30 jours, votre défaut de réponse vaut acceptation du départ aux dates demandées.
Prise en charge financière

Si vous avez conclu un accord triennal de gestion en interne du CPF, vous assumez les coûts liés à l’action d’accompagnement aux conditions fixées dans ledit accord.

En absence d’un tel accord, c’est l’Opca dont relève votre entreprise qui prend en charge ces frais. En principe, cette prise en charge se fait au coût réel et dans la limite des heures du CPF mais des plafonds peuvent aussi être prévus. Contacter votre Opca.

3 - La VAE est à l’initiative du salarié dans le cadre du congé VAE sur le temps de travail.

Lorsqu’un salarié souhaite entreprendre une démarche de VAE à son initiative, il a droit à un congé pour VAE (CVAE) d’une durée de 24 heures, consécutives ou non. Ce congé a pour but de permettre au salarié de s’absenter, soit pour participer aux épreuves de validation, soit pour bénéficier d’un accompagnement à la préparation de cette validation.

Pour les salariés titulaires d’un CDI, aucune condition d’ancienneté n’est requise.

Pour les salariés en CDD, il faut avoir travaillé :

  • vingt-quatre mois, consécutifs ou non, en qualité de salarié, quelle qu’ait été la nature des contrats successifs, au cours des cinq dernières années ;
  • dont quatre mois, consécutifs ou non, sous CDD, au cours des douze derniers mois.
Modalités de mise en œuvre

Si le salarié décide de prendre son congé VAE sur son temps de travail, il doit faire une demande d’autorisation d’absence à son employeur au plus tard soixante jours avant le début des actions de validation.

Cette demande doit préciser la certification Certification C’est le terme officiel qui recouvre des appellations différentes : diplôme, titre ou certificat de qualification professionnelle. visée, la dénomination de l’organisme certificateur Organisme certificateur Organisme qui délivre les certifications dont il est responsable. ainsi que les dates, la nature et la durée des actions en vue de la validation. L’employeur doit faire connaître par écrit sa réponse dans les trente jours suivant la réception de la demande. S’il ne peut refuser un CVAE, il peut toutefois reporter l’autorisation d’absence de six mois au maximum pour des raisons de service explicitées dans la réponse écrite.

Un délai de franchise d’un an devra être respecté pour obtenir une nouvelle autorisation.

Prise en charge des dépenses

Dans le cadre de son congé VAE, le salarié présente une demande de prise en charge des dépenses relatives à ce congé à l’organisme collecteur paritaire agréé dont relève l’employeur.

Si la prise en charge est acceptée, l’accord doit préciser quelles sont les dépenses prises en charge et leur montant.

Les dépenses relatives à la validation (frais d’inscription, actions de validation, constitution du jury...) peuvent être totalement ou partiellement prises en charge par l’Opacif, en fonction des règles et des priorités qu’il aura lui-même fixées.

A l’issue du passage devant le jury, les actions de formation complémentaires nécessaires à l’obtention de la certification pourront éventuellement être prises en charge dans le cadre d’une demande de CIF. Cette demande sera traitée en priorité par l’Opacif.

Le salarié dont l’action de VAE est prise en charge par l’Opacif a droit à une rémunération égale à la rémunération qu’il aurait reçue s’il était resté à son poste de travail, dans la limite de vingt-quatre heures par action de VAE. La rémunération due au bénéficiaire d’un congé pour VAE est versée par l’employeur. Celui-ci est remboursé par l’Opacif.

Consultez la page : Trouver un OPACIF.

L’Opacif peut refuser la prise en charge du congé pour VAE uniquement lorsque :

  • la demande n’est pas susceptible de se rattacher à une action de VAE ;
  • les demandes de prise en charge ne peuvent être toutes simultanément satisfaites ;
  • l’organisme chargé de la validation ne figure pas sur la liste arrêtée par l’organisme collecteur.

* 4 – La VAE est à l’initiative du salarié et est effectuée hors temps de travail.

Le salarié peut décider de réaliser sa VAE complètement hors temps de travail et donc sans demander d’autorisation d’absence à son employeur. Dans ce cas, le salarié s’adresse directement à l’Opacif dont relève l’entreprise afin de se renseigner sur les possibilités de prise en charge financière des dépenses relatives à la validation (frais d’inscription, actions de validation, constitution du jury...).

A l’issue du passage devant le jury, les actions de formation complémentaires nécessaires à l’obtention de la certification pourront éventuellement être prises en charge dans le cadre d’une demande de CIF. Cette demande sera traitée en priorité par l’Opacif.

5 – Refus ou prise en charge partielle d’un congé VAE

En cas de refus ou de prise en charge partielle d’une demande de congé VAE par l’Opacif, le salarié peut s’autofinancer ou apporter le complément de financement requis. Il peut notamment mobiliser ses heures de CPF pour compléter le financement de l’Opacif. Dans ce cas, la signature d’un contrat d’accompagnement est nécessaire entre le bénéficiaire et l’organisme ou chacun des organismes qui intervient au cours de la démarche de VAE, au sens de l’article L6353-4 du code du travail.

Il peut également demander une participation à son employeur. Ce dernier n’est pas tenu d’accepter. En effet, contrairement au plan de formation, le congé VAE ne constitue qu’une autorisation d’absence ; l’employeur n’a pas un droit de regard sur l’action entreprise par le salarié et, par conséquent, il n’est pas tenu de la financer.

Financement de la VAE pour les bénéficiaires d’un contrat aidé

Le financement de la VAE varie en fonction du type de contrat.

1 - Financement de la VAE dans le cadre du CUI-CAE

Les bénéficiaires d’un CUI-CAE peuvent obtenir différents financements : demande d’aide à l’insertion professionnelle, contribution de l’État. De plus, les actions de formation des bénéficiaires d’un CUI-CAE, au sein d’une collectivité territoriale ou d’un établissement public, peuvent être financées en tout ou partie par le Centre national de la fonction publique (CNFPT).

2 - Financement de la VAE dans le cadre du CUI-CIE

Les bénéficiaires d’un CUI-CIE peuvent financer leur démarche de VAE comme tous les salariés de l’entreprise : plan de formation, CPF, CVAE... Ainsi, le financement est assuré par l’employeur ou éventuellement l’Opca. L’Opacif peut être amené à intervenir en ce qui concerne le congé VAE.

3 - Financement de la VAE dans le cadre d’un emploi d’avenir

Dans le secteur non marchand, les actions de VAE destinées aux bénéficiaires d’un emploi d’avenir dans les collectivités territoriales ou leurs établissements publics, sont financées en tout ou partie, au moyen d’une cotisation obligatoire. Dans le secteur marchand, les actions de VAE sont financées par l’employeur ou éventuellement l’Opca, voire l’Opacif.

Financement de la VAE pour les intérimaires des entreprises de travail temporaire

Les travailleurs temporaires des entreprises de travail temporaire peuvent bénéficier d’un congé VAE. Ils doivent en faire la demande auprès du FAF.TT.

Si ce congé est effectué sur le temps de travail, les intérimaires doivent demander une autorisation d’absence à leur entreprise de travail temporaire, au plus tard 60 jours avant le début du congé VAE. L’entreprise dispose alors de 10 jours pour répondre à la demande. Ils doivent ensuite déposer un dossier de financement auprès de leur FAF-TT. La durée maximale de prise en charge par le FAF-TT est de 24h sur une amplitude maximum de 12 mois.

Sont pris en charge la rémunération pendant le temps d’absence, le coût de l’accompagnement (en intégralité ou en partie) et dans certains cas, les frais annexes.

Le temps passé en action de VAE est considéré comme du temps de mission.

Si le congé est effectué hors temps de travail, il n’y a pas de demande d’autorisation d’absence donc pas de rémunération. Le travailleur temporaire peut faire une demande de prise en charge financière auprès du FAF-TT.

Autre source de financement pour les salariés

Il peut exister des aides régionales au développement de la VAE.

Financement de la VAE pour les bénévoles et volontaires en service civique

Les actions de VAE destinées aux bénévoles et personnes en service civique peuvent être financées soit par l’association, la fondation, l’organisation non gouvernementale à but non lucratif ou l’organisme public, sur son obligation fiscale de participation à la formation professionnelle continue, soit par la prise en charge des dépenses par l’Opca dont il dépend.

Financement de la VAE pour les agents publics

Pour la fonction publique d’Etat

1 - La VAE est à l’initiative de l’agent

En principe, l’administration ne prend pas en charge les frais inhérents à cette action, notamment le coût de l’accompagnement, les frais d’inscription, etc., sauf si elle consent à les prendre en charge dans le cadre de son plan de formation (cf. point 2). Dans le cas contraire, l’agent doit conclure une convention avec l’organisme ou avec chacun des organismes qui intervient dans la démarche de VAE.

Il peut bien entendu bénéficier du congé pour VAE, éventuellement fractionnable, qui ne peut excéder annuellement et par validation vingt-quatre heures de temps de service au cours desquelles sa rémunération est maintenue. Pour compléter la préparation de cette validation, il peut également utiliser son droit individuel à la formation (DIF), en formulant une demande auprès de son administration.

Les agents non titulaires de l’Etat ou ouvriers affiliés au régime des pensions des ouvriers des établissements industriels de l’Etat bénéficient des mêmes droits que les agents titulaires. Néanmoins, ils doivent justifier d’au moins un an de service effectif au sein de l’administration qui les emploie pour bénéficier du DIF et l’utiliser en complément de la VAE.

2 - La VAE est à l’initiative de l’administration avec accord de l’agent

Dans ce cas, les actions sont financées, en tout ou partie, par l’administration, dans le cadre du plan de formation. Elles sont réalisées en application d’une convention conclue entre l’administration, l’agent et l’organisme ou chacun des organismes qui intervient en vue de la validation des acquis de l’expérience du candidat.

Les agents non titulaires de l’Etat ainsi que les ouvriers affiliés au régime des pensions se voient appliquer le même régime, dès lors qu’ils justifient d’au moins un an de service effectif dans l’administration qui les emploie.

Pour la fonction publique territoriale

Les agents titulaires, non titulaires occupant un emploi permanent et les assistants maternels ou familiaux peuvent bénéficier d’un congé pour VAE de vingt-quatre heures, éventuellement fractionnables. Pendant la durée de ce congé, ils conservent le bénéfice de leur rémunération. Les frais de préparation et de participation à une action de VAE peuvent, sur demande, et en fonction de l’existence de crédits consacrés à ce type d’action par la collectivité ou l’établissement, faire l’objet d’une prise en charge financière. Cette action donne lieu à l’établissement d’une convention conclue entre la collectivité ou l’établissement, l’agent et les organismes intervenants.

Pour la fonction publique hospitalière

Les agents hospitaliers titulaires ou non titulaires peuvent bénéficier d’actions de VAE financées par leur établissement dans le cadre du plan (régime juridique similaire aux agents titulaires de l’Etat). Les frais liés à la mise en œuvre d’une action de VAE concernent :

  • les frais liés à l’accompagnement et/ou à la présentation devant le jury (examen, droits d’inscription, entretiens individuels ou collectifs…) ;
  • les modules de formation obligatoires pour certains diplômes ;
  • les modules complémentaires en cas de validation partielle.

Dans le cadre d’un congé de VAE, les frais de préparation à la validation peuvent être pris en charge partiellement ou totalement par l’ANFH (Association nationale pour la formation permanente du personnel hospitalier).

L’agent peut également faire valoir son Droit individuel à la formation (DIF).

Autofinancement de la VAE

Il lui est conseillé de signer un contrat avec l’organisme ou avec chacun des organismes intervenant au cours de sa démarche de VAE, au sens de l’article L6353-4 du code du travail.

Mis en ligne le vendredi 30 janvier 2015